Az állományi dolgozók, a megbízottak, alkalmiak havi kifizetési tételeinek valamint a cég egyéb állami kötelezettségeinek kezelésére, nyomtatására szolgál a Bérelszámolás menü Havi rögzítés című menüpontja. Ezt elindítva a következő ablak jelenik meg:

Az ablakon belül három adatlap található, a Munkaszámos bértételek lapon a következő lehetőségek állnak rendelkezésre:

Itt rögzíthetők az állományi dolgozók nem rendszeres kifizetései, illetve azok a  pótlékjellegű kifizetések, melyek a személy törzsadataiban levő pótlékok felett kerülnek kifizetésre. A rögzítés során meg kell határozni, hogy a rögzítendő tétel  a havi bérszámfejtéssel együtt kerül-e számfejtésre és kifizetésre (Havi bértétel) vagy attól függetlenül (Eseti kifizetés). Az előbbi esetben az adóelőleg a bérszámfejtésben az összes adóköteles bér összevonásával kerül megállapításra, az utóbbi esetben pedig az adóelőleg a megbízás kifizetésekre érvényes eljárás szerint állapítódik meg attól függően, hogy kis összegű vagy egyéb jellegű kifizetésről van-e szó. A megbízás kifizetéseknél lehetőség van a rögzítés mentése után azonnali egyéni jegyzék nyomtatásra.

A rögzítést A kifizetés jogcíme: szótárból választással kell kezdeni, majd a Havi bértétel – ként felvitt kifizetéseknél, ha az összeget munkanap arányosan kell megadni, akkor a Munkanapok: mezőbe kell először beírnia felhasználandó munkanapok számát. Ezt követően a kifizetendő összeget a besorolási bér és a tárgyhavi összes munkanapok + ünnepnapok figyelembevételével a program jogcím beállításai szerint kiszámolja, és a Bruttó kifizetés alatt kiírja, mely szükség szerint javítható. Ezen kifizetéseknél meghatározható a kifizetés jellege. A  Rendszeresként  megjelölt  kifizetések a besorolási bérrel  és  az egyéb adóköteles pótlékokkal együtt képezik a bérszámfejtésben a havi adóalapot az éves adóalaphoz, a nem rendszeresként megjelölt kifizetések összege az éves adóalaphoz egyszeresen adódik hozzá a havi bérszámfejtés során. A tételhez megadott munkanapok száma a számfejtés során majd arányosan csökkenti a havi alapbér összegét. Ezért, ha olyan munkanap arányos tétel kerül rögzítésre, mellyel az alapbér arányos csökkentése nem szükséges, a Bruttó kifizetés összegének megjelenése után a munkanapok számát nullázni kell (pl. szabadságmegváltás vagy munkanap arányos jutalom, stb.). Ez a már kiszámított összeget ugyanakkor nem fogja nullázni vagy módosítani.

A Munkaórák: megadásával is a Bruttó kifizetés arányos számítását lehet elvégezni, de ez nem vonja maga után az alapbér munkanap arányos módosulását a számfejtésben.

Ha órabéres bérforma esetén a havi alapbért különböző jogcímek között kell felosztani, akkor a Munkaórákat a Munkanapok megadása után kell beírni. A Munkaórák megadása után az előzőleg a Munkanapok szerint kiszámított összeg újraszámítódik és átírásra kerül. Végül is a különböző rögzített jogcímeknél megadott munkanapok számának összege a havi munkanapok számával kell megegyezzen, de az összegek nem munkanap arányosan, hanem a munkaórák szerint fognak számítódni.

Főállásúak részére az Eseti kifizetés – ként rögzített megbízási tétel kalkulációja a fenteik szerint ugyanúgy történik meg, azonban mivel ez a tétel nem vesz részt a havi bérszámfejtésben, ezért a havi alapbér összegét ez nem módosítja, ha munkanap arányosan lett rögzítve. A másik különbség az adóelőleg számítás módjában van: itt már lehetőség van az Adókulcs egyedi meghatározására is: alapként az Adóévi paraméterek – ben beállított törvényes lineáris adókulcs jelenik meg, de lehetőség van ennek egyedi csökkentésére is, ha a személy főállású keresete éves összesítésben ezt a kulcsú adósávot várhatóan nem éri el. Az adósáv megállapítását rá lehet bízni a megbízás kifizetés számfejtésére is: ehhez az Adókulcs értékét 0-ra kell állítani, és ekkor (ha a kifizetési jogcím adóköteles) a rendszer a főállású havi alapbér 12-szeresével és az addigi eseti kifizetések összegével képzett éves adóalapból állapítja meg az adósávot és a hozzátartozó adókulccsal számítja a tétel adóelőlegét.

A Megbízottak részére rögzített tétel Adókulcs mezőjében szintén van lehetőség a fentiekhez hasonló egyedi mérlegelésre. Ha az SZJA-előleg értékét itt 0-ra állítjuk, a megbízási díj adóelőlege a Megbízottak adatai – nál beállított Adóelőleg számítás módja szerint kerül megállapításra.

A tétel Rendszeres jelzője a főállásúaknál leírt hatás helyett itt más értelmezésben szerepel: amennyiben beállításra kerül, a következő hónapra a Megbízás, eseti bérjegyzék pontban nyomtatott soros jegyzéken ugyanaz a megbízási díj kerül automatikusan nyomtatásra, tehát lényegében a rendszeres megbízási díj havonkénti rögzítését helyettesíti. Amennyiben valamelyik hónapban a kifizetést le kell állítani, úgy az előző hónap automatikusan képzett tételéből a Rendszeres jelzőt törölni kell.

A tétel Költség % mezője a tételhez beállított Adókedvezmény: függvénye. Csak kétféle adókedvezmény esetén állítható: önálló tevékenység és szellemi alkotás esetén. Értékét a személy írásbeli nyilatkozata alapján 10-50 % között lehet beállítani. Nyilatkozat hiányában alapként 10 % lesz automatikusan beállítva. A beállított mértékben csökken így az adóalap és az SZJA-előleg összege.

További adócsökkentést eredményezhet a levont nyugdíjjárulék adókedvezménye is. Ha a jogcím járulék köteles, ezt az Adóévi paraméterek – ben meghatározott (Havi minimálbér * TB-kötelezettség mértéke / 30) 1-napra eső járulék köteles összeg is befolyásolja. Erre szolgál a Naptári napok megadásának lehetősége, mely a megbízás elvégzésére a megbízási szerződésben meghatározott időtartamot jelenti. Ennek figyelembevétele módosíthatja a kifizetés járulék kötelezettségét. Ha a kötelezettség ennek eredményeként továbbra is fennáll, akkor kerül figyelembe vételre a levont nyugdíjjárulék adókedvezménye.

A Nyomtatás feliratú gomb lenyomására az eseti vagy megbízás kifizetésről egyéni jegyzék készíthető.

A Főállásúak részére szolgál a kép második adatlapja, melyen a havi Munkanap felhasználás állítható be:

Ezen a lapon látható illetve adható meg a feliratozás szerinti napok száma. Ha valakinek nincs szabadság kivétele a tárgyhóban, akkor általában itt nem szükséges rögzítést végezni, mert ezeket az adatsorokat a Bérszámfejtés a rendszerben lévő számfejtési naptár alapján automatikusan kitölti. Ha a tárgyhóban van a munkaviszony kezdete vagy vége, illetve a huzamos távollét kezdete vagy vége (a személy törzsadataiban ezek valamelyike előzetesen rögzítve lett), a Bérszámfejtés kiszámolja ezen dátumok figyelembevételével a le nem dolgozott napok számát. Az így kapott napok száma a számfejtés után itt látható lesz.

Ha szabadság kivételét szükséges nyilvántartani, és még nincs a rögzítendő tárgyhónak havi tételsora, azt a hónapot a Munkaszámos bértételek adatlapra lépés után kell kiválasztani, majd áttérni erre a lapra és az Új rekord hozzáadása gombbal létrehozni. A kivett szabadság napok száma a személy törzsadataiban rögzített éves keretek összegéig rögzíthető, melyek az adatlap alján is kijelzésre kerülnek. Ezek túllépését a program hibaüzenettel utasítja vissza. A rögzítést a szokásos módon mentéssel (vagy visszavonással) lehet lezárni. Ha a rögzített napokkal arányosan (illetve betegszabadság esetén pl. 80%-ra csökkentett mértékben) kell megosztani a besorolási bér kifizetését (vagyis ezeket külön jogcímen kell a bérjegyzékben szerepeltetni), azt a Munkaszámos bértételek adatlapon külön jogcímekre is rögzíteni kell a korábbiakban leírtak szerint.

Személyek kifizetéseihez nem kötődő, de a cég egyéb bérjellegű kötelezettségeinek kezelésére szolgál a kép harmadik adatlapja, melyen az Egyéb kötelezettségek állíthatók be:

Ezek a kötelezettségek megjelennek a havi bérfeladásban és összesítésre kerülnek a személyek kifizetései utáni kötelezettségekkel, így ezeket is magába foglaló egyösszegű átutalások készíthetők a kötelezettségek jogcíme szerint.

A Cégautó SZJA rovatba azokat a törvényben meghatározott módon számított havi SZJA-összegeket kell felvezetni a személyek által használt cégautó(k) után, melyek után a %-os mértékű egészségügyi hozzájárulás és annak a munkaadói járulék kötelezettsége is fennáll.

A TB-köteles természetbeni hozzájárulás rovatba azt a törvényben meghatározott módon számított havi összeget kell felvezetni, melynek a természetbeni juttatás forrásadóján kívül munkáltatói egészségbiztosítási,  nyugdíjbiztosítási és munkaadói járulék kötelezettsége is van.

Az EHO-köteles természetbeni hozzájárulás rovatba azt a törvényben meghatározott módon számított havi összeget kell felvezetni, melynek a természetbeni juttatás forrásadóján kívül %-os mértékű egészségügyi hozzájárulási kötelezettsége is van. Ez utóbbi alapjául szolgál a munkaadói járulék kötelezettségnek.

A Cégautó SZJA EHO rovatba azokat a törvényben meghatározott módon számított havi SZJA-összegeket kell felvezetni a személyek által használt cégautó(k) után, melyek csak a %-os mértékű egészségügyi hozzájárulás alapjául szolgálnak munkaadói járulék kötelezettség nélkül.